Должностная инструкция помощника руководителя

Права и ответственность ассистента

Лицо, занимающее данную должность, вправе:

• подписывать документы от лица руководителя, если это предусмотрено трудовым договором;
• затребовать документы для получения необходимой информации, имеющей отношение к его деятельности и обязанностям;
• делать запросы в соответствующие структуры и организации для получения рабочих документов;
• требовать от руководства предоставления ему надлежащих условий для качественного исполнения обязанностей.

Ассистент ответственен за некачественное исполнение обязанностей и халатное выполнение поручений. Если он совершил правонарушения, то может нести административную, уголовную и гражданскую ответственность.

Он несет ответственность согласно ТК РФ и ГК РФ при нанесении материального ущерба.

Образование по специальностям

Пределы ответственности

Должностная инструкция помощника руководителя позволяет избежать судебных разбирательств в будущем

При установлении ответственности следует помнить о нормах законодательства:

• За невыполнение служебных обязанностей – согласно Трудовому кодексу
• За правонарушения — в пределах административного, гражданского и уголовного законодательства
• За материальный ущерб — согласно нормам Трудового и Гражданского кодексов.

Разработав должностную инструкцию помощника руководителя с учетом норм действующего законодательства и специфики деятельности конкретной организации, можно не только подобрать наиболее подходящего сотрудника на столь ответственную должность, но и избежать возможных судебных разбирательств в будущем.

От степени детализации и конкретизации могут зависеть условия работы человека, его результативность. В конечном итоге, руководителю нужен реальный добросовестный помощник

Следует еще обратить внимание наших читателей на то, что помощников у руководителя может быть несколько. Они могут иметь специализацию, по техническим вопросам, по финансовым и т.д

Есть тип руководителей, которые не имеют в штате заместителей. Он все делает сам, а несколько помощников ему в этом просто помогают. Все решения он принимает единолично. Для составления качественной должностной инструкции помощника руководителя, необходимо привлекать к процессу и самого руководителя. Иначе она будет просто бумажкой.

Видеоматериал научит, как стать уверенным в себе и пройти собеседование при трудоустройстве:

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Личный помощник — кто это?

Личный помощник — кто это? На первый взгляд личный помощник ничем не отличается от секретаря, обязанности те же и условия труда похожи. Разберемся в профессии «личный помощник» более подробно.

Итак, личный помощник — кто это? Наверное, нет более противоречивой должности, чем личный помощник руководителя. Часто их путают с личным секретарем или офис-менеджером. Действительно, в обязанностях и требованиях этих профессий много общего, но есть и существенные различия.

Личный помощник или ассистент руководителя — это профессионал в своем деле, который помнит все и всегда.

На должность личного помощника подойдут люди с навыками секретарской и офисной работы, обладающие высокими профессиональными качествами и умеющие поставить интересы руководителя выше личных. От правильного подбора на должность помощника зависит успех всего дела.

Удаленные бизнес ассистенты

В сети есть немало направлений удаленного бизнеса. Это онлайн-магазины, сайты, паблики, блоги и пр. Владельцу интернет-сервиса также требуется «правая рука» — человек, который будет брать на себя дизайнерские, маркетинговые задачи.

Удаленный бизнес ассистент должен:

В зависимости от компании, иногда требуется умение составлять лендинги (посадочные страницы), навык монтажа видеороликов, понимание в сфере аналитики сайтов.

Удаленному помощнику далеко не всегда нужно иметь высшее образование. Главное — это опыт и результаты деятельности.

Работа персонального помощника динамична, ответственна. Но она открывает широкие горизонты развития, перспектива зависит лишь от усилий и желания.

Возраст и выдача сайта в поиске

В любой поисковой системе старые сайты имеют преимущество над молодыми. Если веб-ресурс создан не более года назад, то, скорее всего, этот сайт не попадет на первые позиции поисковика, в которых установлен фильтр по конкурентным запросам. Молодые сайты не смогут быстро подняться и занять топовые места, так как не заработали еще доверие со стороны пользователей. Да и поисковики относятся к ним весьма подозрительно. Для обычных пользователей это тоже плюс: удаляются сайты-спамеры, переносящие различные вирусы, и просто обманки.

Проверить дату создания сайта будет очень полезно, потому что старые сайты имеют больше доверия со стороны поисковых систем, соблюдают правила, а информация на них интересна и достоверна. Если ресурс долго держится в выдаче, он нужен пользователям и безопасен.

Рабочие обязанности ассистента генерального директора

Сфера обязанностей ассистента директора зависит от масштабов предприятия, принятых в компании стандартов и стиля руководства. Как правило, обязанности помощника сводятся к следующим функциям:

1.​ Ассистент должен уметь работать с документами

• проверять правильность оформления документов перед передачей их на подпись руководителю, и редактировать при необходимости;
• принимать поступающую руководителю корреспонденцию и передавать ее в подразделения или исполнителям либо готовить ответы;
• вести делопроизводство, составлять письма, запросы и прочие документы, готовить проекты докладов, отчетов и материалов для работы директора;
• формировать дела по утвержденной в компании номенклатуре, обеспечивать их сохранность и передавать в архив в установленные сроки;
• хранить рабочие документы до архивирования;
• контролировать исполнение приказов и соблюдение их сроков;
• вести контрольно-регистрационную картотеку.

2. Работа по организации работы компании

• принимать и передавать сообщения по факсу, e-mail и т. п.;
• создавать имидж компании при телефонном общении, ограждать директора от нежелательных посетителей, самостоятельно принимать решение о переадресации телефонных звонков;
• обеспечивать необходимой техникой и канцелярскими принадлежностями рабочее место руководителя;
• заниматься организацией и координацией встреч директора, разработкой его рационального режима работы;
• готовить проведение собраний и совещаний у руководителя (собирать материалы, оповещать участников), вести протоколы совещаний;
• организовывать презентации и представительскую деятельность;
• организовывать прием посетителей, содействовать оперативному рассмотрению заявлений сотрудников;
• исполнять личные поручения (выбирать подарки для деловых партнеров и т. п.).

Высококвалифицированный помощник директора, по сути, является управляющим администратором, и для эффективной работы он должен уметь предвидеть развитие событий, чтобы предупредить возможные осложнения. Также очень ценится умение тактично обращаться с конфиденциальной информацией.

Ценнейшие качества ассистента генерального директора: коммуникабельность, грамотность, дипломатичность, исполнительность, аккуратность, ответственность, способность быстро справляться с большим потоком информации, для чего нужны хорошая память и быстрые реакции.

Основной плюс этой профессии — возможность получить от преуспевающего руководителя бесценный управленческий опыт. Приобретенные таким образом знания помогут продвижению по службе или станут стартом для открытия собственного дела.

Должность помощника гендиректора: основные характеристики

Должности помощника гендиректора сложно дать определенные характеристики. Дело в том, что круг обязанностей этого специалиста определяется на основании потребностей генерального директора. Деятельность сотрудника может быть акцентирована на одном аспекте. Рассмотрим должности, в роли которых на практике работают помощники:

• Делопроизводитель. Этот специалист отвечает за работу с документацией. В зоне его ответственности находятся звонки, различные повседневные задачи.
• Личный помощник. Специализируется на организации рабочего дня генерального директора, деловых встреч и совещаний. Специалист также сопровождает руководителя в деловых поездках.
• Заместитель гендиректора. Сотрудник имеет право принимать решения по ограниченному кругу вопросов.

Как правило, на деле помощник совмещает функции нескольких специалистов. В крупных компаниях у генерального директора может быть два помощника. К примеру, один организует рабочее время руководителя, а другой – занимается бумажными делами.

Помощник относится к категории руководителей. Подчиняется он непосредственно гендиректору. Требования, которые обычно предъявляются к сотруднику:

• Высшее образование по соответствующему профилю (к примеру, юридическое).
• Стаж работы от трех лет.

Как правило, в подчинении помощника гендиректора находятся другие сотрудники. Он обладает широкими полномочиями: от права на издание приказов до контроля над работой различных отделов.

ВАЖНО! Назначение помощника – это вовсе не излишество. Эта мера позволяет руководителю сосредоточиться на решении задач, которые требуют высокого профессионализма, креативности

«Текучка» же делегируется помощнику. Это значительно повышает КПД деятельности как гендиректора, так и самой компании.

Нормативно-правовая регламентация

Деятельность помощника гендиректора регламентируется нормативными актами:

• Методическими рекомендациями.
• Уставом.
• Трудовым соглашением.
• Приказами руководителя.
• Должностной инструкцией.

ВАЖНО! В должностной инструкции рекомендуется максимально подробно расписать обязанности помощника гендиректора. Если какая-либо обязанность ничем не регламентирована, сотрудник вполне может от нее отказаться

Навигация по записям

Linux Libertine Fonts

Canadian Aboriginal Syllabics Supplemental Fonts

Обязанности личного помощника руководителя:

Главная задача личного помощника – освободить руководителя от решения административных и организационных проблем. Сделать его работу максимальной комфортной.

Чем занимается личный помощник?

• координирует рабочий процесс и управляет временем руководителя. Организует совещания, переговоры и встречи. Планирует время, расставляет приоритеты, оповещает участников. Вовремя напоминает о днях рождения и важных мероприятиях;
• фильтрует поток телефонных звонков и сообщений, запросов по электронной почте;
• делопроизводство в полном объёме: обработка и учёт входящей, исходящей и внутренней корреспонденции, регистрация документов, организация постоянного и временного хранения документов, отправка корреспонденции;
• ведет деловую переписку на русском/английском языках;
• доводит поручения руководителя до исполнителей. Контролирует выполнение задач в поставленный срок;
• создаёт комфортные условия труда руководителя на рабочем месте и помогает решать вопросы в личных делах (оплата счетов, взаимодействие с семьёй, выбор и покупка подарков и т.п.);
• полная travel-поддержка руководителя и его семьи: заказ билетов, бронирование гостиниц, оформление виз, заказ трансфера, аренда автомобилей, яхт, частная авиация.

На практике личный помощник выполняет некоторые обязанности из сферы бизнеса, в которой работает руководитель. Личный помощник может выполнять функции личного секретаря, либо стать правой рукой своего руководителя и выполнять более сложные задачи.

Ассистенты или помощники руководителя нередко становятся полноценными заместителями, имеют в своем подчинении штат сотрудников и личного секретаря. Выпускники университетов и институтов рассматривают должность личного помощника как старт в начале карьеры. Тем более, что оплачивается работа помощника вполне достойно.

Область ответственности помощника

Помощник руководителя несет ответственность за:

• ненадлежащее исполнение служебных обязанностей, отказ исполнения;
• нарушение сроков выполнения требуемой работы;
• нарушение приказов, решений, постановлений руководителя;
• действия не в пределах своей компетенции;
• не приветливое, грубое обращение с партнерами организации, посетителями, сотрудниками, не соблюдение делового общения и этикета;
• нанесенный материальный ущерб организации, ее контрагентам, сотрудникам;
• предоставление недостоверной информации сотрудникам;
• недостаточное контролирование деятельности подчиненных сотрудников;
• разглашение персональных данных, конфиденциальной информации, которая имеет ограниченный доступ.

Предусмотрены наказания за:

• не выполнение служебных обязанностей в полном объеме или недостаточно добросовестно (согласно Трудовому кодексу РФ);
• правонарушения (согласно законодательству: административному, гражданскому, уголовному);
• причиненный материальный ущерб (согласно Трудовому и Гражданскому кодексам РФ).

Предусмотренное наказание может быть в виде лишения материального вознаграждения, даже увольнения. В конце текста документа должны быть визы работников, согласующих его и подпись помощника руководителя.

Его подпись подтверждает согласие с изменениями при внесении поправок и законность данного документа.

Сколько зарабатывает личный удаленный помощник?

Проанализировав вакансии и их условия, чтобы стать личным помощником руководителя, могу отметить, что средняя стоимость услуг в месяц порядка 30-35 тыс. рублей. При этом в оффлайн-режиме предлагают, как правило, официальное трудоустройство, 8-ми часовой рабочий день, оплачиваемый отпуск. Во время собеседования называется заплата на испытательный срок, а также она может варьироваться в зависимости от опыта помощника, его навыков, умений, возможностей. В столичном регионе и Санкт-Петербурге можно найти предложения выше 60 тыс. рулей, но при этом сразу уточняются условия:

• ненормированный рабочий день;
• уровень владения иностранным языком;
• личное авто.

Существует несколько способов начисления оплаты личному помощнику, как правило, указываются в описании к вакансии. Среди наиболее популярных остановлюсь на:

• почасовая;
• фиксированная ставка с 1 или 2 выплатами в месяц;
• понедельная;
• ставка + % от действия (продажи, привлеченные клиенты).

Расценки на услуги и список основных дел для удаленных помощников (на основе данных с бирж фриланса)

#	Основные задачи	Оплата
1	Ответы на письма, телефонные звонки (базовые задачи, БЗ)	От 50 рублей в час
2	БЗ + формирование списка клиентов, работа с ними	От 20 000 рублей в месяц
3	БЗ + продвижение товара, услуги, маркетинг, работа в соцсетях, холодные звонки, рассылка объявлений	25 000 — 30 000 рублей в месяц
4	БЗ + личный психолог, имиджмейкер, спичрайтер	Оговаривается индивидуально, от 200 долларов в месяц
5	БЗ + разработка стратегий развития	От 25 тыс. рублей +% от продаж
6	БЗ + работа с сайтом компании, подготовка рекламных кампаний	30 000 — 35 000 рублей в месяц

Зависит оклад не только от щедрости руководителя, но масштабности компании, конкретных результатов работы за определенные периоды. Но эта надомная работа без вложений позволяет зарабатывать с любой точки мира и постоянно развиваться. А больше об особенностях и секретах фриланса в обзоре на GQ Blog Monitor.

Например, личный помощник звезды шоу-бизнеса или артиста не только покупает билеты на самолет, но и учувствует в формировании сетки гастролей, отвечает за костюмы, оформляет райдер. А изучив вакансии на сайтах и биржах фриланса на должность личного помощника удаленно, можно заметить, что редко предлагается выполнить пробное ТЗ или тест на определения навыков компетентности. Как правило, изначально работа начинается с испытательного срока.

Найти работу личного помощника руководителя можно с предложением доп услуг: прозвон клиентов, заполнение карточек товара, формирование рекламного пакета, продвижение в соцсетях, а такие навыки лучше указать резюме. Подобный заработок в интернете для новичков в реальных условиях даст больше знаний и научит координации, основам тайм-менеджмента куда лучше ВУЗов или советов в книгах. Подводя итог, уточню: сегодня вакансии для удаленного личного помощника от прямого работодателя представлены широко. С одной стороны, не надо содержать штатную единицу, с другой такой подход доказывает современный трансграничный подход в бизнесе. Желаю вам найти порядочных заказчиков и развиваться карьерно в этом направлении.

Профессиональный инвестор с опытом работы 5 лет с разными финансовыми инструментами, ведет свой блог и консультирует вкладчиков. Собственные эффективные методики и информационное сопровождение инвестиций.

Пределы ответственности

Должностная инструкция помощника руководителя позволяет избежать судебных разбирательств в будущем

При установлении ответственности следует помнить о нормах законодательства:

• За невыполнение служебных обязанностей – согласно Трудовому кодексу
• За правонарушения — в пределах административного, гражданского и уголовного законодательства
• За материальный ущерб — согласно нормам Трудового и Гражданского кодексов.

Разработав должностную инструкцию помощника руководителя с учетом норм действующего законодательства и специфики деятельности конкретной организации, можно не только подобрать наиболее подходящего сотрудника на столь ответственную должность, но и избежать возможных судебных разбирательств в будущем.

От степени детализации и конкретизации могут зависеть условия работы человека, его результативность. В конечном итоге, руководителю нужен реальный добросовестный помощник

Следует еще обратить внимание наших читателей на то, что помощников у руководителя может быть несколько. Они могут иметь специализацию, по техническим вопросам, по финансовым и т.д

Есть тип руководителей, которые не имеют в штате заместителей. Он все делает сам, а несколько помощников ему в этом просто помогают. Все решения он принимает единолично. Для составления качественной должностной инструкции помощника руководителя, необходимо привлекать к процессу и самого руководителя. Иначе она будет просто бумажкой.

Видеоматериал научит, как стать уверенным в себе и пройти собеседование при трудоустройстве:

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

, чтобы сообщить нам.

I. Общие положения

1. На должность помощника руководителя назначается лицо, имеющее высшее образование — бакалавриат («Документоведение и архивоведение»)

или

высшее образование (непрофильное) — бакалавриат и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности.

2. Наличие опыта работы не менее трех лет по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя организации.

3. Назначение на должность помощника руководителя, а также освобождение от нее производится приказом руководителя организации.

4. Помощник руководителя должен знать:

4.1. Внутреннюю и внешнюю политику организации

4.2. Принципы представительства в государственных органах, органах местного самоуправления, сторонних организациях и порядок взаимодействия с ними

4.3. Принципы и методы администрирования

4.4. Особенности формирования внешних и внутренних информационных потоков

4.5. Структуру организации и порядок взаимодействия подразделений и служб

4.6. Правила формирования и использования баз данных

4.7. Современные научные методы и технические средства, способствующие сбору, обработке, сохранению и передаче информации

4.8. Правила защиты конфиденциальной служебной информации

4.10. Современные информационные технологии

4.11. Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере деятельности организации

4.12. Классификацию управленческой информации, виды управленческой информации

4.13. Формы предоставления управленческой информации

4.14. Источники управленческой информации, методику отбора источников информации

4.15. Требования, предъявляемые к управленческой информации

4.16. Особенности реферирования информации, специфику оформления и составления аннотаций, рефератов, обзоров, докладов

4.17. Основы написания речей и докладов руководителя

4.18. Категории слушателей (читателей), на которых будет рассчитан данный обзор, доклад

4.19. Методы обработки информации с применением современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники

4.20. Структуру информационных изданий в зависимости от характера информации и целевого назначения информационных изданий

4.21. Современные средства сбора, обработки, систематизации информации

4.22. Источники информации: каталоги библиотек, журналов, поисковые системы информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», электронные базы данных

4.23. Функциональное назначение обзора (библиографического, реферативного, аналитического) как средства ориентации читателя в документальном или информационном потоке

4.24. Особенности общенаучной и прагматической функции обзоров

4.25. Правила работы с внешними носителями информации

4.26. Понятие и специфика библиографического, реферативного и аналитического информационного издания

4.27. Справочные правовые системы

4.28. Психологию делового общения, основы конфликтологии

4.29. Правила проведения деловых переговоров и протокольных мероприятий

4.30. Этикет и основы международного прокола

4.31. Правила составления и оформления документов

4.32. Правила проведения контроля исполнения поручений руководителя

4.33. Технология ведения контроля исполнения поручений руководителя

4.34. Системы электронного документооборота, базы данных

4.35. Требования охраны труда

4.36. _____________________________________________________________________

5. Помощник руководителя подчиняется непосредственно ________________________.

6. На время отсутствия помощника руководителя (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее их исполнение.

7. ________________________________________________________________

Заключение

Должность — помощник руководителя очень многогранная, ответственная, особая должность. Он подчиняется непосредственно только руководителю и должен безукоризненно выполнять все его указания — главное в его работе. У него повышенная ответственность за недобросовестное отношение к работе. В этом случае возможны последствия с нанесением ущерба самому работодателю.

Помощник должен иметь особые личные качества: обязательность при выполнении своих функций, добросовестность, коммуникабельность, быть требовательным к себе, уметь общаться с большим количеством людей. Он должен иметь определенную врожденную харизму и обаятельность.

Мы подробно рассмотрели составные части инструкции, круг обязанностей, функций и требований. Они могут добавляться и уточняться в зависимости от специфики, величины организации. Главное — инструкция должна составляться руководителем, согласовываться с соответствующими службами. С ней обязательно должен быть ознакомлен соискатель этой должности под личную роспись и желательно получить ее на руки.

Деловой помощник нужен каждому руководителю, которому, при управлении большой компанией, он может доверить выполнение многих своих обязанностей. Это должен быть человек с нужными знаниями, навыками, компетенцией, которому во всем обязательно доверяешь. Помощник — «правая рука» руководителя, обязательно умный, трудолюбивый, грамотный, надежный помощник, который в случае отсутствия руководителя, во многом может его заменить. Не даром квалификационный справочник относит его к специалистам — руководителям.