Архивация на месте в exchange serverin-place archiving in exchange server

Сберечь в PDF

Adobe PDF – это хороший способ хранения «постоянных» или архивных документов. К сожалению, программа электронной почты не поддерживает экспорт в PDF так же, как в Word, Excel или PowerPoint.

Но печать в PDF доступна из любой программы, которая имеет функцию печати.

Современные версии Windows имеют встроенную функцию «Печать в PDF». Для старых Windows есть утилиты, которые делают то же самое.

PDF-элементы, которые созданы методом «печати», не предназначены для поиска по контенту. Это главный недостаток «печати» в PDF.

Но чтобы создать PDF-элемент из нескольких электронных писем с возможностью поиска, нужно скопировать текст в Word, а затем сберечь их в формате PDF из Word.

Автоматическая архивация

Параметры автоматической архивации устанавливаются в диалоговом окне Автоархивация (AutoArchive).

Пример 17.5. Автоархивация элементов

>Сервис >Параметры… Дополнительно

Автоархивация… (рис. 17.8)

По умолчанию автоархивация элементов Outlook производится каждые 14 дней. Пользователь может установить любую периодичность этого процесса, а также вообще отменить его, сняв флажок.

Рис. 17.8. Диалоговое окно Автоархивация

Установка флажка Запрос перед автоархивацией (Prompt before AutoArchive runs) приведет к появлению специального диалогового окна, каждый раз уведомляющего о начале автоархивации.

По умолчанию Outlook удаляет, а не архивирует просроченные сообщения электронной почты. Если вы хотите архивировать, а не удалять их — сбросьте соответствующий флажок.

Также по умолчанию все архивные элементы Outlook сохраняет в специальном файле, расположенном в папке C:\Windows\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\archive.pst. Описывая работу Outlook, можно сказать, что при архивации он создает резервные копии существующих элементов в том месте, где они не будут перегружать текущие массивы информации. Если вы хотите создать новый архив или просто разместить его в другом месте, нажмите кнопку Обзор… и введите новое имя файла-архива.

Также в разделе Используемые по умолчанию настройки для папки архива (Default Folder Settings for archiving) вы можете указать дату окончательного удаления элементов из архива, а также указать Outlook на автоматическое удаление, а не на архивирование устаревших элементов.

Замечание

При архивировании текущая структура папки сохраняется в новом файле архива. Если у папки, в которую помещаются элементы, есть родительская папка, такая же папка будет создана и в файле архива, но ее элементы не будут скопированы в архив. Таким образом, структуры папок в файле архива и Личных папках идентичны.

Совет

При архивировании всех элементов Outlook объем архива будет довольно быстро увеличиваться. Во избежание разрастания файла архива советуем вам периодически удалять ненужные элементы (и из папки Удаленные).

После сохранения параметров диалогового окна Автоархивация необходимо указать, какие папки и элементы будут подвергаться автоматической архивации. Установка свойств автоархивации папки была подробно рассмотрена в разделе 7.3.4 «Вкладка Автоархивация», здесь же приведем лишь список значений для интервалов автоархивации, устанавливаемый по умолчанию для каждой папки Outlook, а также способ определения даты для отсчета этого интервала.

Таблица 17.2. Интервалы и дата архивации элементов

Замечание

По умолчанию автоархивация не активизируется для элементов папок Входящие, Черновики, Заметки и Контакты.

Свойства автоархивации, заданные для папки Outlook, обычно выполняются для всех ее элементов. Но в случае, если вы не хотите архивировать некото рый элемент, даже по прошествии долгого времени (например, историческое в вашей жизни сообщение) можно указать специальную опцию, запрещающую автоархивацию указанного элемента.

Пример 17.6. Запрет на автоархивацию элемента

{Откройте элемент}

> Файл > Свойства…

Не автоархивировать

ОК

Рис. 17.9. Диалоговое окно Свойства

Работа с файлами данных

В программе Microsoft Office Outlook 2003 был представлен новый формат файла личных папок – «Файл личных папок Microsoft Outlook (.pst)», обеспечивающий большую вместимость хранилищ элементов и папок, а также многоязыковую поддержку данных Юникод. «Файл», созданный в формате файла личных папок Microsoft Outlook (.pst), не может использоваться в более ранних версиях Microsoft Outlook.

Чтобы создать файл данных, совместимый с предыдущими версиями Microsoft Outlook, следует использовать формат файла личных папок Microsoft Outlook 97-2002 (.pst). Данный формат совпадает с форматом файлов в более ранних версиях службы Outlook. Он не обеспечивает многоязыковую поддержку данных Юникод, а так же предоставляет такую же вместимость хранилищ элементов и папок, что и в предыдущих версиях службы. Любой файл данных, кроме используемого в качестве хранилища по умолчанию, может быть сохранен, скопирован или перемещен в другую папку на локальном жестком диске, на гибком диске или в сетевой папке. Однако следует помнить, что для открытия файла личных папок (.pst) в сетевой папке требуются разрешения на чтение и запись.

Если требуется доступ к любому файлу данных на сетевом диске или на другом компьютере, закройте все программы, в которых может использоваться этот файл. Доступ к файлу данных может одновременно получить только один пользователь или одна программа. Файлы данных не поддерживают носители, предназначенные только для чтения.

В диалоговом окне Файлы данных Outlook (меню Файл, команда Обработка файла данных) отображаются только файлы данных, созданные пользователем. «Используемый по умолчанию файл данных» (Outlook.pst) не отображается в этом списке. При создании pst-файла ему может быть назначен пароль, который будет обеспечивать безопасность и запрещать просмотр данных другим пользователям. Установите флажок Сохранить пароль в списке паролей, чтобы отменить запрос на ввод пароля при каждом запуске файла. Используйте надежные пароли, представляющие комбинацию прописных и строчных букв, цифр и символов. Пароли, не содержащие набор таких элементов, являются ненадежными. Например, надежный пароль: Y6dh!et5. Ненадежный пароль: House27. Используйте надежный пароль, который вы можете запомнить, чтобы не записывать его.

Если учетная запись пользователя Microsoft Windows не защищена паролем или другие пользователи имеют доступ к данной учетной записи, снимите флажок Сохранить пароль в списке паролей.

Если требуется использовать для организации элементов Outlook особые папки, могут быть созданы дополнительные файлы данных. Например, все сообщения из определенной организации могут храниться в отдельном файле данных. При создании файла данных для него может быть введено любое имя. По умолчанию используются имена Личные папки(1).pst, Личные папки(2).pst и так далее. Для папки, связанной с файлом данных, может быть задано любое имя. По умолчанию для папки, которая отображается в списке папок Microsoft Outlook, используется имя Личные папки.

Кроме того, средство авто-архивации позволяет перемещать элементы в файл архива Archive.pst. В отличие от экспорта, когда элементы копируются в файл экспорта, но не удаляются из текущей папки, при архивации элементы копируются в файл архива и удаляются из текущей папки. Средство авто-архивации позволяет настроить расписание и выполнять архивацию нескольких папок одновременно через равные промежутки времени.

Служебная программа PST Backup позволяет создавать точную копию файла данных pst в том же формате, копировать резервную копию на локальный или сетевой диск и задавать промежуток времени, через который в Microsoft Outlook должно отображаться напоминание о создании резервной копии файла. Резервная копия может использоваться для восстановления текущего файла pst в случае повреждения или удаления. Эту служебную программу можно загрузить с web-узла Microsoft Office. Чтобы размер файла личных папок уменьшился после удаления из него элементов, файл необходимо сжать.

Файл данных позволяет получить доступ к таким сведениям, как контакты, с другого компьютера или предоставить доступ к ним другим пользователям. Проще всего сделать это, экспортировав данные в файл pst с помощью мастера импорта и экспорта.

Как перенести адреса из Outlook

Перемещение программы или данных называется экспортом. Копия контактов в Outlook при таком действии приобретает вид файла с разрешением CSV. Им в дальнейшем возможно поделиться, а также передать в иное приложение.

Как экспортировать контакты

Способы переноса данных различаются в зависимости от версии почтового клиента Outlook.

Экспорт контактов из Outlook 2013

1. Чтобы экспортировать данные из Outlook 2013, откройте программу и во вкладке «Файл» — «Открыть и экспортировать» выберите «Импорт и экспорт».

2. Почтовый клиент предложит возможные варианты. Кликните на пункт «Экспорт в файл».

3. Выберите нужную для записи информации папку.

4. Задайте название сохраняемому объекту и нажмите кнопку «Готово».

Новый CSV-файл можно проверить на компьютере, открыв его в программе Excel.

Экспорт контактов из Outlook 2010

1. Откройте Outlook 2010 и перейдите на вкладку «Файл».

2. В открывшемся списке выберите «Параметры».

3. Откроется окно параметров Outlook. В левом горизонтальном меню кликните на «Дополнительно».

4. Откроется «Мастер экспорта», здесь выберите пункт «Значения, разделённые запятыми (Windows)», это другое название CSV-файла. Нажмите «Далее».

5. Выберите папку, в которой будет храниться информация о контакте.

6. Подождите, пока процесс перемещения информации не закончится.

При использовании содержимого перенесённых контактов в иных продуктах почтового клиента понадобится пункт «Файл данных Outlook (PST)».

Экспорт контактов из Outlook 2007

1. Чтобы перенести контакты из Outlook 2007, откройте программу и разверните вкладку «Файл». В списке функций нажмите «Импорт и экспорт».

2. Откроется «Мастер импорта», который понадобится для формирования документа. Отметьте «Экспорт в файл».

3. В открывшемся окне выберите «Значения, разделённые запятыми (Windows)». Продолжите, нажав на кнопку «Далее».

4. Обозначьте папку, которая будет местом для сохранения. Кликните на «Далее».

5. Дождитесь окончания процесса перемещения.

Как из Outlook перенести контакты в Excel

Независимо от того, какой версии Outlook, после перенесения CSV-файла на компьютер его можно будет открыть в Excel.

Перенесённый CSV-файл можно открыть в Exсel

Не пугайтесь, если увидите в документе пустые ячейки. Это те позиции, которые не были заполнены, когда контакт ещё находился в Outlook. Не каждый человек прописывает всю информацию: о домашнем телефоне, названии организации или должности контакта.

Как импортировать контакты во всех версиях Outlook

1. Процесс добавления CSV-файла в почту будет одинаков для всех версий Outlook. Это делается так же, как и экспорт: «Файл» — «Открыть и экспортировать» — «Импорт и экспорт». В «Мастере» выберите «Импортировать из другой программы или файла».

2. Как и при экспорте, дальше нажмите на «Значения, разделённые запятыми». Импорт контактов будет отличаться от экспорта появлением диалогового окна с названием «Импорт файла», который предложит три варианта действий.

   • «заменять дубликаты при импорте» — те контакты, которые вы импортируете в данный момент, заменят уже существующие в почте. Этот пункт актуален, если переносимая информация полнее или новее уже записанной в программе;
   • «разрешить создание дубликатов» — значение по умолчанию. В такой ситуации и контакты, находящиеся в почте, и добавляемые будут соседствовать. При необходимости оба файла — исходный и импортированный, — можно объединить;

   • «не импортировать дубликаты» — в отличие от первого пункта, программа оставит в приоритете данные контактов, находящиеся в ней. Это действие уместно, если в Outlook содержится более полная информация.

3. После выбора действия нажмите «Далее». Ждите окончания процесса переноса.

Импорт адресов и почты интернета в Outlook всех версий

1. Чтобы импортировать контакты из Outlook, снова зайдите в «Мастер импорта и экспорта». Выберите «Импорт из другой программы или файла».

2. В открывшемся окне нажмите «Импорт адресов и почты интернета».

3. Выберите из двух предложенных вариантов импортирования «Outlook Express 4.x, 5.x, 6.x или почта Windows».

4. Нажмите «Далее» и подождите, пока контакты импортируются.

Импорт из другой программы или файла в любой версии Outlook

1. После выбора «Импорт из другой программы или файла» появляется возможность добавить контакты из утилиты Lotus Organizer, а также информацию из Access, Excel или простого текстового файла. Выберите программу, откуда планируете добавить контакты.

2. Появится окно с выбором параметров. Если хотите создать дубликаты, нажмите на пункт «Разрешить создание дубликатов».

3. Выберите папку, откуда нужно взять информацию.

4. Назначьте место, где будет храниться данные.

Как в Excel разбить ячейку на две или несколько? Как разделить слова по ячейкам?

Настройка автоархивации в Microsoft Outlook 2010

Если через учетную запись Outlook проходит значительное количество писем или сообщения большого объема, то рано или поздно возникнет ситуация требующая очистки почтового ящика.

При работе в корпоративной сети, чаще всего, используются различные почтовые сервера, например Microsoft Exchenge и для каждого пользователя создается квота на объем используемого почтового ящика.

Чтобы избежать переполнения почтового ящика и возникновения, связанных с этим проблем в почтовых клиентах семейства Microsoft предусмотрена функция автоархивации. Эта функция будет очень полезной в том случае, если удалять старые сообщения не представляется возможным.

Настройки параметров автоархивации в Microsoft Outlook 2010 можно вызвать, зайдя в пункт меню «Файл», закладка «Параметры», «Дополнительно» и выбрать пункт «Настройка автоархивации…».

В появившемся окне можно будет задать параметры автоархивации:

• Периодичность автоархивации. По умолчанию стоит 14 дней, но можно задать любое количество дней в зависимости от наполняемости почтового ящика.
• Запрос перед автоархивацией. Система будет запрашивать у пользователя производить архивацию или нет. Если галочку снять то автоархивация будет, проходит без участия пользователя.
• Удалять просроченные элементы. У каждого элемента Outlook есть свой так называемый «период устаревания». Для входящих сообщений, черновиков, календаря, задач, заметок и журнала он составляет 6 месяцев, для отправленных и удаленных 2 месяца, для исходящих 3 месяца. Если галочка установлена, то в архив будут включены элементы почты помеченные как устаревшие.
• Если необходимо изменить настройки автоархивации, то необходимо поставить галочку в пункте «архивировать или удалять старые элементы»
• Если есть необходимость время от времени заглядывать в старые письма, то нужно поставить галочку в следующем пункте для отображения архива в списке папок.
• ниже идет настройка возраста файлов подлежащих переносу в архив. По умолчанию установлено 6 месяцев.
• Очень внимательно нужно отнестись к следующему переключателю, который дает возможность выбора: перемещать сообщения в архив или удалять их безвозвратно. Через обзор есть возможность указать место расположения и название архива.
• Если папок с сообщениями несколько, нажав кнопку расположенную ниже можно применить сделанные настройки ко всем папкам. Если необходимо настроить параметры архивации для каждой папки отдельно нажимать эту кнопку не следует.

Надеемся, что данная статья будет полезна в ежедневной работе, как на домашнем компьютере, так и для тех, кто использует Microsoft Outlook 2010 в офисе.

Просмотров: 48474

Данные обмена сообщениями и PST-файлыMessaging data and .pst files

Использование PST-файлов для управления данными системы обмена сообщениями может привести к следующим проблемам:Using .pst files to manage messaging data can result in the following issues:

• Неуправляемые файлы: в общем случае PST-файлы создаются пользователями и размещаются на их компьютерах или сетевых ресурсах.Unmanaged files: Generally, .pst files are created by users and reside on their computers or network shares. Они не управляются данной организацией.They aren’t managed by your organization. Пользователь может создать несколько PST-файлов, содержащих одинаковые или различные сообщения, и хранить их в разных расположениях без организационного контроля.As a result, users can create several .pst files containing the same or different messages and store them in different locations, with no organizational control.

• Расширенные затраты на обнаружение: судебные и нормативные требования иногда приводят к запросам на обнаружение.Increased discovery costs: Lawsuits and some business or regulatory requirements sometimes result in discovery requests. Обнаружение данных системы обмена сообщениями в PST-файлах на компьютерах пользователей может быть трудоемким процессом.Locating messaging data that resides in .pst files on users’ computers can be a costly manual effort. Так как отслеживание неуправляемых PST-файлов может быть затруднительным, данные в таких файлах во многих случаях могут не обнаруживаться.Because tracking unmanaged .pst files can be difficult, .pst data may be undiscoverable in many cases. Потенциально это может подвергать организацию определенным юридическим и финансовым рискам.This could possibly expose your organization to legal and financial risks.

• Невозможность применения политик хранения сообщений: политики хранения сообщений нельзя применять к сообщениям, расположенным в PST-файлах.Inability to apply messaging retention policies: Messaging retention policies can’t be applied to messages located in .pst files. В результате, в зависимости от ситуации в бизнесе или применимых нормативов, работа организации может стать несогласованной.As a result, depending on business or applicable regulations, your organization may not be in compliance.

• Риск кражи данных: данные сообщений, хранящиеся в PST-файлах, уязвимы для кражи данных.Risk of data theft: Messaging data stored in .pst files is vulnerable to data theft. Например, PST-файлы часто хранятся на портативных устройствах, таких как ноутбуки, съемные жесткие диски и портативные носители, например USB-накопители, диски CD и DVD.For example, .pst files are often stored in portable devices such as laptops, removable hard drives, and portable media such as USB drives, CDs, and DVDs.

• Фрагментированное представление данных сообщений: пользователи, хранящие данные в PST-файлах, не получают единообразное представление их данных.Fragmented view of messaging data: Users who store information in .pst files don’t get a uniform view of their data. Сообщения, которые хранятся в PST-файлах, как правило, хранятся на том компьютере, на котором хранятся сами эти файлы.Messages stored in .pst files are generally available only on the computer where the .pst file resides. В результате, если пользователи получают доступ к своим почтовым ящикам с помощью Outlook Web App или Outlook на другом компьютере, сообщения, хранящиеся в PST-файлах, недоступны.As a result, if users access their mailboxes using Outlook Web App or Outlook on another computer, the messages stored in their .pst files are inaccessible.

Цифровые клавиши

Какие сложности таит в себе требование активации Windows 10?

How to archive without deleting in Outlook?

Kutools for Outlook — Brings 100 Powerful Advanced Features to Microsoft Outlook

• Auto CC/BCC by rules when sending email; Auto Forward Multiple Emails by rules; Auto Reply without exchange server, and more automatic features…
• BCC Warning — show message when you try to reply all if your mail address is in the BCC list; Remind When Missing Attachments, and more remind features…
• Reply (All) With All Attachments in the mail conversation; Reply Many Emails at once; Auto Add Greeting when reply; Auto Add Date&Time into subject…
• Attachment Tools: Auto Detach, Compress All, Rename All, Auto Save All… Quick Report, Count Selected Mails, Remove Duplicate Mails and Contacts…
• More than 100 advanced features will solve most of your problems in Outlook 2010-2019 and 365. Full features 60-day free trial.

Archive a certain mail folder without deleting in Outlook

1. Click File >Open & Export >Import/Export (or File >Open >Import)to open the Import and Export Wizard.

2. In the Import and Export Wizard, please click to highlight the Export to a file option, and click the Next button. See screenshot:

3. Now the Export to a file dialog box opens. Please click to highlight the Outlook Data File (.pst) option, and click the Next button. See screenshot:

4. In the Export Outlook Data File dialog box, please click to highlight the specified folder you will archive, and click the Next button. See screenshot:

5. In the second Export Outlook Data File dialog box, please click the Browse button. See screenshot:

6. In the Open Outlook Data Files dialog box, please open the archive folder you will save the archived PST file into, name the archived PST file in the File name box, and click the OK button. See screenshot:

7. Now you return to the second Export Outlook Data File dialog box, please click the Finish button.

8. Now the Create Outlook Data File dialog box comes out. Please click the OK button directly. See screenshot:

Notes: (1) If you need to add password for the archived PST file, please type the password into both Password and Verify Password boxes, and then click the OK button. (2) This dialog box won’t come out in Outlook 2010.

Now you have archived the specified mail folder into the specified archive folder without deleting anything in Outlook.

Проверка и исправление ошибок средством восстановления папки «Входящие»

ScanPST в основном проверяет и исправляет ошибки во внутренних структурах данных PST-файла. PST-файл — это файл базы данных. Таким образом, структуры, такие как Бтрис и счетчики ссылок, проверяются и восстанавливаются при необходимости. Эти низкоуровневые объекты не содержат сведений о структурах верхнего уровня, таких как сообщения, элементы календаря и т. д., которые создаются на основе этих структур.

Если элемент ScanPST определяет, что конкретный блок структуры или таблицы является нечитаемым или поврежденным, ScanPST удаляет его. Если этот блок был частью определенного элемента в Outlook, он будет удален при проверке.

Такое поведение может быть непредсказуемым, но удаление элемента соответствует условиям. Кроме того, такая ситуация характерна редко, и она всегда будет вводиться в файл журнала ScanPST.

На более высоком уровне отображаются более заметные изменения, включающие папки и сообщения.

Folders

ScanPST проверяет каждую папку в PST-файле и выполняет следующие операции:

1. ScanPST гарантирует наличие соответствующих таблиц, связанных с папкой.
2. ScanPST проверяет каждую строку в каждой таблице и гарантирует, что в системе существует сообщение или вложенная папка.
3. Если ScanPST не удается найти сообщение или вложенную папку, то ScanPST удаляет строку из таблицы.
4. Если в ScanPST обнаруживается сообщение или вложенная папка, то ScanPST проверяет сообщение или папку.
5. Если такая проверка завершается неудачно, сообщение или папка считается поврежденной и удаляется из таблицы и удаляется из базы данных.
6. Если проверка прошла успешно, ScanPST выполняет другой анализ, чтобы убедиться в том, что значения в восстановленных в настоящее время сообщениях соответствуют значениям в таблице. Поврежденные папки повторно создаются с нуля, если это необходимо. В этих папках не содержатся пользовательские данные.

Сообщения

Большинство пользователей будут заниматься операциями с сообщениями, так как поврежденный элемент может привести к удалению какого-либо из PST-файла. ScanPST выполняет следующие операции с сообщениями:

1. ScanPST выполняет некоторые основные проверки таблиц вложений и таблиц получателей. Эта операция аналогична тому, как папка работает с сообщениями в ней.

2. Как только таблица получателей будет проверена для того, чтобы убедиться, что правильно отформатированы получатели, в ScanPST вносятся все необходимые изменения для синхронизации этих действительных таблиц получателей с свойствами получателя сообщения. Кроме того, Кроме того, можно гарантировать, что родительская папка сообщения ссылается на допустимую папку. Следующие свойства сообщения проверяются, чтобы убедиться, что они следуют допустимым форматам данных:

   • PR_MESSAGE_CLASS

     ScanPST проверяет, существует ли это свойство. Если свойство не существует, для него задается значение IPM. Примечание.

   • PR_MESSAGE_FLAGS

     Каждый флаг проверяется по отдельности.

   • PR_SUBMIT_FLAGS

     Эта проверка подобна операции для флагов сообщений.

   • PR_CLIENT_SUBMIT_TIME

     Если флаги отправки указывают, что сообщение помечено как отправленное, это свойство должно существовать. Если флаги отправки не указывают на то, что сообщение помечено как отправленное, для времени устанавливается значение сейчас.

   • PR_SEARCH_KEY

     Это свойство должно существовать. Если свойство не задано, для него создается случайный идентификатор GUID.

   • PR_CREATION_TIME

     Это свойство должно существовать. Если свойство не задано, для параметра время устанавливается значение теперь.

   • PR_LAST_MODIFICATION_TIME

     Это свойство должно существовать. Если свойство не задано, для параметра время устанавливается значение теперь.

   • PR_MESSAGE_SIZE

     Размеры пересчитываются и сравниваются с сохраненными значениями. Если размеры отличаются от определенных Дельта-значений, записывается рассчитанное значение.

В свойствах, связанных с телом, и в свойствах, связанных с темой, проверка не выполняется явно, за исключением неявной проверки на низком уровне, которая обсуждается ранее в этой статье. Свойства отображения получателя меняются на согласованность с восстановленной таблицей получателей. После завершения этой операции выполняются другие алгоритмы, чтобы собрать все потерянные сообщения и поместить их в папку «потерянные».